Nye regler for behandling av personopplysninger

Slik påvirkes du som utleiepartner av GDPR

Nye personvernregler ble innført i EU 25. mai.  Forordningen gjelder direkte i EU og EØS medlemsland og erstatter nasjonale regler dvs dagens personvernregler. Som medlem av EØS og deltager i Schengen-samarbeidet er kommisjonens framlegg til ny personvernlov også relevant for Norge. Justisdepartementet melder at GDPR innføres i Norge tidligst juli 2018.

Vi ønsker å gjøre deg som utleiepartner av Infobric oppmerksom på endringer og nyheter i Infobric Ease og rutiner som dere bør se over.

Loven skjerper kravene rundt behandling av personopplysninger

Mye av innholdet i den nye personvernloven finnes i allerede i dagens lovverk, så har du allerede iverksatt tiltak og prosedyrer i virksomheten for å sikre at personvernloven blir fulgt, har du et godt utgangspunkt.

Det er likevel viktig å påpeke at de nye personvernreglene også inneholder store endringer og noen helt nye bestemmelser. Ansvar og forpliktelser til den behandlingsansvarlig klargjøres og utvides, og rettighetene til de registrerte styrkes.Her kan du lese mer om hva de nye reglene innebærer.

Databehandler får større ansvar

Personen som behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig vil som i dag,  ha rollen som databehandler. Den nye personvernloven endrer imidlertid denne rollen. Databehandler får nye forpliktelser og et større ansvar for behandlingen av personopplysninger. I en rekke situasjoner blir også databehandler omfattet av de samme forpliktelsene som gjelder for behandlingsansvarlig.

Les om databehandler ansvar og hvordan forberede seg

Utleiepartnere er i enkelte tilfeller databehandler for sine kunder

Hvis kunden bruker deg som maskinutleier, hvor dine ansatte får en rettighetsrolle med tilgang til personopplysninger i Infobric Ease, er du ifølge den nye personvernloven en databehandler for kunden. Dette ettersom personalet hos dere håndterer personopplysninger som kunden er ansvarlig for.

For å sikre at behandlingen av personopplysninger skjer forskriftsmessig skal det finnes en databehandleravtale mellom kunden og ditt selskap, som kan være et tillegg/bilag til dagens leievavtale. Infobric har også informert våre entreprenører om at en slik avtale skal finnes med maskinutleierne.

Her kan du laste ned et forslag til databehandleravtale. Innholdet i avtalen har samme innhold som avtalen Infobric har med kunden.

OBS! Infobric tar ikke ansvar for innholdet i avtalen og dokumentet må tilpasses dine forretningsforhold.

Kunden er ansvarlig for å instruere

Den som er behandlingsansvarlig skal etter 25 mai 2018 opplyse om hvilke personer som har myndighet til å administrer bruken av Infobric Ease. Det er kundens systemadministratør eller en representant for kunden, som skal legge til nye systembrukere eller gi Infobric oppdraget med å legge til nye systembrukere i Infobric Ease. Lenger ned kan du lese om hvordan disse instruksjonene gis i praksis.

Hva skjer med de ulike rollene i Infobric Ease?

I Infobric Ease vil det være flere ulike rettighetsroller, hvorav noen er nye, som du som utleiepartner kan ha avhengig av hvilken avtale du har med kunden din. Rollene er uavhengige og en person kan ha flere roller. Hvordan disse rettighetsrollene tildeles vil delvis forandre seg:

Systemadministratør - Systemklient

Rettigheter i Ease: Håndterer vanlige innstillinger i klientens systemklient. Kan lage og arkivere arbeidsplasser direkte i Infobric Ease.

Nytt: Denne rollen blir ikke endret, men det krever at du signerer en databehandleravtale med kunden, og at kundens formelle systemadministratør gir dine ansatte denne rollen.

Ny! Brukeradminstratør - Systemklient

Rettigheter i Ease: Handterer systembrukere på systemklienten.

Nytt: Krever at du signerer databehandleravtale med kunden, og at kundens formelle systemadministratør gir dine ansatte denne rollen.

Ny! Rapportadministratør - Systemklient

Rettigheter i Ease: Administrerar tillgång till rapporter på systemklienten och enskilda arbetsplatser.

Nytt: Krever at du signerer databehandleravtale med kunden, og at kundens formelle systemadministratør gir dine ansatte denne rollen.

Platsadministratør - Arbeidsplass

Rettigheter i Ease: Håndterer arbeidsplassen fullt ut. Legger til personer, deler ut rettigheter, håndterer elektronisk mannskapsliste, tar ut rapporter mm.

Nytt: Infobric kan fra 25. mai 2018 kun legge til ansatte hos utleiepartner som systembrukere for kunden i Infobric Ease om vi har fått beskjed om dette. En slik instruksjon er for eksempel ved bestilling av arbeidsplassen. For pågående prosjekter er det kundens eget system- eller plassadministratør som legger systembrukere med rettigheter på den enkelte arbeidsplass. Sørg for at du har en databehandleravtale med kunden.

Konfiguratør - Arbeidsplass

Rettigheter i Ease: Legger til og konfigurerer enheter på arbeidsplassen.

Nytt: Fra 25. mai 2018 begrenses rettighetene for en konfigurator i Infobric Ease. Muligheten til å se og endre opplysninger under fanen Personer og Rettigheter forsvinner. Da konfigurator ikke lenger har tilgang til personligopplysninger, er det ikke nødvendig med databehandleravtale om deres ansatte kun har denne rollen og ikke har tilgang til rapporter.

Slik kan kunden gi beskjed om autoriserte systembrukere

Her kan du laste ned GDPR guide for Infobric Partners. Den inneholder informasjon om hvordan instruksjoner kan formidles i praksis

Last ned guiden som PDF

Last ned guiden som powerpoint (med notater)

Lurer du på noe?

Det er et stort ansvar for både behandlingsansvarlig og databehandler for å iverksette nødvendige tiltak som kreves av GDPR. Vi anbefaler at du leser deg opp på den nye personvernloven på Datatilsynets nettsted. Der finner du også råd og tips om hva du kan gjøre for å tilpasse virksomheten til det nye lovkravet.

Du kan føle deg trygg på at vi i Infobric hjelper deg med den informasjonen du trenger for å bruke Infobric Ease og behandle personopplysninger i våre tjenester på en sikker måte. Du kan lese mer om vårt GDPR-arbeid på infobric.no/gdpr. Har du spørsmål, ta kontakt med oss 036- 34 03 02 eller support@infobric.se

Akkurat nå brukes Infobric system på 10 000 byggeplasser

Kontakt oss

Ønsker du en profesjonell vurdering av hva som er de beste løsningene for nettopp din byggeplass? Vil du vite hvordan du kan spare penger i byggeprosjektene dine og samtidig øke sikkerheten? Vi har lang erfaring og hjelper deg gjerne med svar på spørsmålene dine.

Waldemar Thranes Gate 84 B 0175 Oslo