Hemsö er Sveriges ledende eier av offentlige bygg, og forvalter og utvikler bygg som brukes i eldreomsorg, utdanning, helse og rettsvesen. Eiendommene ligger i Sverige, Finland og Tyskland. Hemsö utformer lokaler som er tilpasset helse og omsorg, utdanning, eldreomsorg og rettsvesen.
Når man snakker med Hemsös HR- og lønnsansvarlig Belsam Djehiche, merkes det godt at målet om å skape miljøer der folk trives og opplever fleksibilitet ikke bare gjelder for kundene deres.
Også når det er snakk om virksomhetens egne medarbeidere er trivsel, tydelighet og enkelhet viktig for at alle skal ha det bra og at alt skal fungere. Dette gjaldt også da de skulle innføre elektroniske kjørebøker på alle firmabilene. Enkelhet for både førerne og administrasjonen var det som sto i fokus.
”
Vi er veldig glade for at systemet vi valgte er så å si selvforklarende.
– Belsam Djehiche, HR- og lønnssjef i Hemsö
Det hele startet da vi gikk over fra Volvo til Volkswagen Passat. Da vi byttet bilmerke, kunne vi ikke lenger bruke Volvo on Call, og da måtte vi velge hvordan vi skal håndtere alle kjørebøker for firmabilene på best mulig måte. Det trengte vi digitale verktøy for å få til.
Hvordan gikk dere frem da dere skulle velge leverandør?
Da vi skulle velge leverandør, var vi nøye med å se på hvilke muligheter som fantes på markedet. Vi snakket med flere aktører med lignende tjenester og funksjoner. Likevel følte vi at de andre systemene ikke var like fleksible eller enkle å håndtere.
Valget falt derfor på Infobric Fleets løsning, der vi opplevde at alt virkelig er enkelt. Det var det viktigste for oss, siden vi verken vil eller kan tilby daglig støtte til alle brukerne våre», sier Belsam. «Med Infobrics løsning følte vi også at vi ikke er låst til noen standardfunksjoner, men har muligheten til å legge til og fjerne forskjellige tjenester når vi har behov for det.
Kundeansvarlig i Infobric Fleet Anders Winter legger til: «Vi vil ha et produktutvalg som er lett å forstå, og vi lytter alltid til kunden. Vi prøver alltid å gjøre det enkelt for kunden å ta en beslutning. Ekstra positivt tror jeg det er at vi er så fleksible og ikke har noen bindingstid – for hvem vet hva som skjer på litt lengre sikt.
Hadde dere noen problemer på forhånd som dere ville løse?
Før vi gikk i gang med elektroniske kjørebøker, sendte medarbeiderne våre kjørebøkene i Excel-format til lønnsavdelingen manuelt. Rutinene for det var vel litt så som så, forteller Belsam. Rapportene kom inn til ulike tidspunkter. Det gjorde at vi ikke fikk avsluttet måneden som vi ville, men den tiden er forbi. Nå er det kjempeenkelt for medarbeiderne – én app og tre klikk, så er måneden ferdig oppgjort.
Hva sier medarbeiderne – hvordan opplever de digitaliseringen?
Vi var veldig tydelige på at vi ikke vil overvåke medarbeiderne våre, det har vi ingen nytte av. Valget om å innføre elektroniske kjørebøker var en ren effektivisering som gjør hverdagen enklere for både medarbeiderne og ledelsen. Før vi gikk i gang, hadde vi en testgruppe med medarbeidere som var med på å vurdere hvilken leverandør vi skulle velge. I dag hjelper resepsjonistene våre til med å gi førerne støtte slik at de kommer i gang enklere. Vi i ledelsen slipper å bekymre oss, og så har vi jo Infobrics kundeservice, som alltid er tilgjengelig.
”
Vi er takknemlige for at Infobric Fleet virkelig var på ballen og sørget for at integrasjonen med Flex-lønnssystem gikk så greit som den gjorde.
Hvilke prosesser har utvilsomt blitt enklere?
Gjennomgangen av reiseregninger med kjørebok og bompenger. I dag skjer det helt automatisk og vi slipper å se gjennom nærmere 50 filer. I stedet godkjenner vi én liste i måneden for alles reiser. Nå som vi har implementert integrasjonen med lønnssystemet med riktige lønnskoder, sparer de som jobber i administrasjonen mye tid.
Er det noe mer dere kunne tenke dere å utvikle eller gjøre enda bedre?
Vi skulle gjerne effektivisere bruken av bilene våre. Vi vet at informasjonen ligger i systemet, men vi må bli flinkere til å hente ut rapporter og analysere bruken vår. Neste skritt nå er å gå gjennom hvordan vi jobber med miljø og bærekraft med en helintegrert kjøretøyflåte.
Vi vet at systemet holder rede på alle kjøretøyene våre, i tillegg til karbondioksidutslippene. Det kommer vi til å begynne og følge opp for å se hvordan vi kan tilpasse bruken av kjøretøyene våre og klimakompensere på en smart måte. Dette er helt i tråd med verdiene til Hemsö Fastigheter.
Helt på tampen av intervjuet kommer det en spontan kommentar fra Belsam:
«Det er i hvert fall veldig deilig med et kjempeenkelt system!»
Hemsö er Sveriges ledende eier av offentlige bygg, og forvalter og utvikler bygg som brukes i eldreomsorg, utdanning, helse og rettsvesen. Eiendommene ligger i Sverige, Finland og Tyskland. Hemsö utformer lokaler som er tilpasset helse og omsorg, utdanning, eldreomsorg og rettsvesen.
Hemsö skal sørge for fleksibilitet og utforme miljøer der folk trives. Ved å forstå og møte leietakernes behov bygger vi gjensidig tillit som utgjør grunnlaget for gode og langsiktige kunderelasjoner.
Sporing
Biler, maskiner, verktøy og utstyr – alt i en søkbar og sanntidsoppdatert kartvisning.
Kjøreatferd
Med oppfølging av kjøreatferd kan du øke sikkerheten, redusere slitasje og kutte drivstoffutgifter.
Firmabil
Gjør hverdagen enklere for både fører og lønningssjef ved å koble til bedriftens kjøretøy.
