Lukk
Timeregler i Tempus
Timeregler i Tempus
Timereglene gir deg mulighet til å definere bedriftens arbeidstidsreglement. Lenger ned på siden finner du instruksjoner for hvordan du oppretter enkle timeregler i Tempus D4.
På denne siden finner du:
- Opprette enkle timeregler
- Timeregelverk med alternativ
- Kopiere eksisterende regelverk
Timereglene er delt i 4 ulike tabeller, der hver type tidsregel har sitt eget definisjonsbilde:
- Tidssone
- Begrensning
- Avrunding
- Tillegg
I Tidssonetabellen kan du legge til regler for hver enkelt ukedag. Her finnes det også to faner for arbeidsuke (mandag til fredag) og uke (7 dager). Begrepet tidssone er definerte perioder avgrenset av klokkeslett i løpet av dagen. Disse periodene kan ha ulike lønnsarter eller satser, f.eks ikke betalbar tid, pause, ordinære timer eller overtidskompensasjon. En døgnperiode kan strekke seg fra 00:00 til 24:00. Dette er for å håndtere registreringer som strekker seg etter midnatt, men skal kobles mot den samme dagen som da personen startet på jobb.
Over hver Tidssonetabell finner du en farget grafikk. Denne kan gå over flere linjer der fargekodene representerer ulike lønnsarter.
Opprette enkle timeregler
Timeregler er en samlebetegnelse for tidssone, begrensning, avrunding og tillegg og dette kan med andre ord forklares som arbeidstidsordninger. En bedrift kan ha ulike ansattgrupper som arbeider forskjellig og som skal avlønnes forskjellig. Her forklares en enkel variant av hvordan du lager en arbeidstidsordning for en typisk kontoransatt med fleksitid som standard og mulighet for overtid. Det er kun tidssone og begrensning som er omtalt i denne veiledningen.
1. Trykk på notisblokken oppe til venstre i menylinjen og skriv ønsket nummer på den nye tidssonen.
2. Skriv inn et beskrivende navn på tidssonen og trykk lagre med diskettsymbol på menylinjen.
Dersom arbeidstid mandag til fredag er lik kan du benytte fanen arbeidsuke. Denne inkluderer mandag til fredag. Er det derimot ulik arbeidstid i løpet av ukedagene må fanene mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag fylles inn hver for seg.
3. Sett markøren i feltet «Fra kl» og «Til kl» og fyll inn hvilken lønnsart som gjelder i tidsperioden i nedtrekksmenyen. Husk at det må være angitt hvilken lønnsart som gjelder før og etter normal arbeidsdag også. Du får ny linje ved å trykke «Enter» eller «Shift» når du har fylt ut den øverste. Det er veldig viktig at klokkeslett overlapper hverandre, slik at det ikke blir hull i arbeidsdagen. Når teksten i bildet er i fet skrift er det en indikasjon på at den nye dataen ikke er lagret.
4. Marker så feltet «Beregn overtid» slik at man kan få mertid utover normalarbeidsdag, angi «Start kl.» og «Slutt kl.», i dette tilfelle kl. 08 til kl. 16. Angi så «Tid», som vil være arbeidsdag minus pause dersom pause er ubetalt.
Husk å fylle ut hvordan tid skal behandles på lørdag, søndag og på helligdager. Her er noen eksempler for ansatte som ikke har normaltid i helg:
De aller fleste ønsker at de ansatte skal fylle opp sin normalarbeidsdag før de har rett på mertid. For å sette opp dette må det opprettes en begrensningstabell.
5. Trykk på begrensning i listen til venstre og velg notisblokken på menylinjen oppe til venstre for å opprette ny. Her legger du inn nytt nummer og navn. Den nye begrensningstabellen bør få samme nummer og navn som den nye tidssonen, slik at man vet at disse hører sammen.
Det er samme logikk som i tidssonetabellen – har dagene lik normaltid, velg arbeidsukefanen. Er dagene med ulik normaltid, velg dagfanen en og en.
6. Oppsettet i begrensningstabellen er noe annerledes. Her angis lønnsart for forventet arbeidstid og «Tid», for eksempel. 7:30. Dersom det praktiseres fleksitid/tidskonto med pluss og minustid så kan det angis at det ønskes å trekke fra tidskonto ved for lite tid i løpet av en arbeidsdag. Legg da til rett tidskonto i nedtrekksmenyen «For lite fra tidskonto».
Regelverket vi nå har opprettet er veldig enkelt og vil gi kun gi tidskonto ved for mye arbeidet og minustid ved for lite arbeidet. Jeg skal vise et timeregelverk med mulighet for å bytte til overtid.
Timeregelverk med alternativ
Tar utgangspunkt i regelverket vi allerede har laget og legger til flere, nye linjer. Dette gjør du ved å stå markert inne i tabellen og høyreklikke. Velg «Ny».
Fyll inn hva mertidsalternativet skal være, f.eks. 100 % overtid fra klokken 00:00 til klokken 06:00.
Husk at også tidsrommet 06:00-08:00 må fylles inn. Legg til ny linje og legg inn f.eks. 50 % overtid fra klokken 06:00 til 08:00.
Det samme må gjøres i tidsrommet etter normaltids slutt. Vær oppmerksom på at klokkeslett etter midnatt angis med f.eks. +06 dersom regelverket strekkes mot neste morgen.
Nå må vi angi hva som er standard mertidsalternativ og hva det kan byttes til. Dette gjøres i nedtrekksmenyen «Alternativ». Dette kan variere fra kunde til kunde med benevnelse/forkortelser.
I dette regelverket skal tidskonto være standard alternativ, alternativ STD. Det kan byttes til overtid 50 og 100 % i angitte tidsperioder.
Husk å lagre slik at det ser slik ut:
Merk: hake på begrensning på overtid 100 % må fjernes på alternativ OVT på starten og slutten av døgnet, som vist over. 100 % overtid vil da alltid gis i angitte tidsperioder dersom kode OVT legges inn.
Når vi har lagt til mulighet for å bytte alternativ må dette også oppdateres i tabellen begrensning. Normaltid skal ikke ha alternativkode. Derimot skal mertidsalternativene ha dette.
En oppdatert begrensningstabell vil da se slik ut:
Merk at du må fylle ut feltet «standard alternativ» her også. Dette må samsvare må alternativkode som er lagt inn i tilhørende tidssone.
Overtidslønnsarten 100 % angis ikke i begrensningstabellen fordi det er satt opp at den alltid gjelder i tidsrommet 00-06 og 21 til kl. +06. Det gjøres ved å fjerne haker på begrensning på lønnsart 100 % overtid i tidssonen.
Kopiere eksisterende regelverk
Det finnes mulighet for å kopiere fra en dag til en annen i tidssone dersom f.eks. mandag – torsdag er like og fredag er kortere. Du kan «kopiere dette», dvs. kun en tidssone eller kopiere et helt sett (dersom tidssone, begrensning, avrunding og evt. tillegg har samme nummerering). Høyreklikk på tidssonen du ønsker å kopiere i fra og velg «kopier dette» eller «kopier hele settet».
Skriv så inn nytt nummer og navn på tidssonen eller det nye settet.
Vær oppmerksom på at dersom du kopierer et regelverk som har verdier i fanen arbeidsuke (likt mandag til fredag) så kan dette ikke benyttes dersom det f.eks. er kortere fredag. Da må det kopieres og limes inn i dagfanene mandag, tirsdag, onsdag for å kunne legge inn kortere fredag. Altså – kopiere fra arbeidsukefanen:
Og inn på dagfanene mandag, tirsdag osv.
Det kan ikke kopieres linjer i tabeller med ctrl+C/V.
Trenger du hjelp med å sette opp timeregler?
Vi i Time hjelper dere med å sette opp timeregler og har gjerne kurs dersom dere ønsker å kunne dette selv. Kontakt oss for å høre mer.
