Fire grunner til at du bør ha integrasjon mellom fraværsregistrering og lønnssystemet

Det nærmer seg høytid, som betyr at mange ansatte gjerne tar ut ferie. Med et tidsystem kan de ansatte registrere ferien på forhånd, slik at administrasjonen får kontroll over hvem som er tilstede til hvilke tider. For lønnsavdelingen kan det dessverre bety punching av data for å registrere fravær i lønnssystemet. En løsning på dette er en integrasjon mellom tid- og lønnssystemet. Vi gir deg fire grunner til at du bør ha denne integrasjonen på plass.

1. Mindre manuelt arbeid

Et tidsystem som er integrert mot lønnssystemet vil bidra til mindre manuelt arbeid, og enklere prosesser for alle involverte. De ansatte registrerer fremtidig fravær i tidsystemet, som deretter kan bli overført til HR- eller lønnssystem. Integrasjonen vil dermed fjerne manuelt merarbeid, og avdelingsleder, lønnsavdeling eller annen ansvarlig trenger kun å godkjenne forespørselen i tidsystemet. Fraværet kan deretter overføres til lønnssystemet gjennom et tastetrykk.

Hanna Olofsson, avdelingsleder for Infobric Time, viser til at en fraværsintegrasjon kan gi store besparelser:

“Å opprette en fraværsintegrasjon til lønnssystemet gir som regel en kraftig besparelse svært raskt, både i tid og ressurser. Det er ikke uvanlig med flere forskjellige fraværsårsaker som skal håndteres ulikt, som krever mye manuelt arbeid før en lønnskjøring. Gjennom å etablere de ulike fraværsårsakene med tilhørende regelverk i systemet vårt, vil dette håndteres automatisk før det sendes over til lønnssystemet. Det er også en god forsikring for arbeidsgiver når det kommer til å opprettholde regler og avtaler, både i henhold til interne avtaler og arbeidsregler”.

2. Færre feil og dobbeltregistreringer

Når de ansatte registrerer fravær i et tidsystem, vil lønnssystemet enkelt kunne oppdateres gjennom integrasjonen. Det bidrar til mindre dobbeltregistreringer og færre feil i timegrunnlaget til ansatte. Det vil i sin tur si at lønnsavdelingen får enklere oversikt og kommer til å bruke mindre tid på redigeringer og korreksjoner.

«Å håndtere fravær manuelt blir fort tidkrevende for flere innenfor organisasjonen. Det å ha fraværsregistreringen systematisert gjør at det aldri oppstår usikkerhet rundt hva de ansatte har krav på. Det forsikrer at alle blir behandlet etter samme regler og rammeverk. Eksempler er hvor mange tilvenningsdager i barnehagen som er tillatt, hvor mange tannlegebesøk man har krav på og hva slags type fravær som er betalt eller ikke”, sier Olofsson.

“Å ha kontroll på alt dette krever mye arbeid og oppfølging uten et tidsystem. Det er ikke bare det aktuelle fraværet som må sees over, men også det historiske – hvor mye er tillatt og hvor mye er allerede brukt opp?”.

“I Infobric Time har vi en enkel måte å håndtere en jobb som ofte er ressurskrevende, men samtidig veldig viktig, både for arbeidsgiver og arbeidstaker. Gjennom å systematisere fraværshåndteringen elimineres også risikoen for feilhåndtering av fravær hos de ansatte”, legger Olofsson til.

3. Tidsystem gir personlig oversikt

Integrasjonen gjør det enkelt for administrasjon og lønnsavdeling. Samtidig blir det også enkelt for de ansatte å holde oversikt over egne feriedager og fravær. En ansatt vil alltid kunne se hvor mange feriedager som er registrert og godkjent, samt se hvor mange feriedager som er til gode basert på bedriftens eget regelverk.

Olofsson understreker at det er positivt med oversikt og kontroll over de ansattes fravær, og at det kan oppleves betryggende.

”

— Ansatte trenger aldri være bekymret eller usikker over hvor mange feriedager som er igjen. Alt ligger registrert i systemet og er synlig for begge parter.

– Hannah Olofsson, avdelingsleder i Infobric Time.

4. Du får verdifull statistikk

Fraværsregistrering gir verdifull innsikt om din bedrift, gjennom de dataene og informasjonen registreringen gir.

“Fraværsregistreringen fører ikke bare med seg bedre effektivitet og økonomiske besparelser. Ved hjelp av fraværsstatistikk får du mulighet til å oppdage noe som avviker fra normalen i god tid, slik at du kan gjøre noe med det. Du kan for eksempel se negative trender i god tid. Systemet gir et godt underlag for oppfølging av sykefravær hos de ansatte, som igjen kan forhindre at de blir borte i unødvendig lange perioder”, avslutter Hanna Olofsson.

Time lager integrasjoner til dine systemer

Time har over 30 års erfaring med å tilrettelegge for tidsystemer, og har implementert utallige integrasjoner til kunders systemer. Det mest vanlige er integrasjon til lønnssystemet. Med et tidsystem fra Time kan du være trygg på at du har kontroll over tiden. Konsulentene i Time hjelper deg med integrasjoner mellom tidsystemet og dine andre forretningssystemer, slik at du får en smidig hverdag med korrekte tidsdata.

Kontakt oss.

Infobric Time

+47 24 15 60 00

sales@infobrictime.no